Poznámka redakcie: Toto je príspevok hosťa od Ethan Waldman z Blog Cloud Coach
Tvrdený žalúdok počas tehotenstva
Existuje mylná predstava o neporiadku, ktorú by som rád objasnil: myšlienka, že neporiadkom môžu byť iba fyzické predmety. Verím, že žijeme vo veku digitálneho neporiadku a mojím poslaním je pomôcť vám sa tomu vyhnúť.
Tu je problém
Je ľahké riešiť fyzický neporiadok v našich životoch, pretože je všade. Zaberá miesto v našich skriniach, poličkách a spálňach. Zobrazuje sa na účtoch našich kreditných kariet vo forme nových nákupov, poplatkov z omeškania a predplatného.
Fyzický neporiadok v našich životoch je všadeprítomný a bráni nám byť šťastnými, robiť svoju prácu a žiť plnohodnotnejší život. Stránky ako AnimalSpiritual slúžia dôležitému účelu: bojovať proti kultúre neporiadku, v ktorej žijeme.
Verím však, že existuje aj iná forma neporiadku, ktorá je menej viditeľná, ale rovnako všadeprítomná: digitálny neporiadok.
Je ťažšie rozpoznať digitálny neporiadok
Problém s digitálnym neporiadkom je v tom, že je oveľa jednoduchšie ho odložiť. Keďže úložný priestor je taký lacný a tak voľne dostupný, môžeme si kúpiť ďalší externý pevný disk za 79 dolárov a naďalej na ňom ukladať ďalšie svinstvá.
Cloud computing bol tento rok v móde a možnosť ukladať svoje dokumenty, fotografie a hudbu online je obrovským komfortom. Je to však aj ďalšia príležitosť, ako ukryť digitálny neporiadok tam, kde ho stále neuvidíme.
Každý odborník na neporiadok vám povie, že aj keď sa vám neporiadok nepozerá priamo do tváre, môže si na vás vyžiadať emocionálnu daň. Stále môžete cítiť vinu spojenú s hromadou svojpomocných kníh vo vašej skrini, aj keď ste sa na ne nepozreli 3 roky.
Myslím, že to isté platí pre digitálny neporiadok. Stačí vymeniť skriňu, pivnicu alebo podkrovie za externé pevné disky a cloudové úložisko – neporiadok je neporiadok.
Kde je digitálny neporiadok najhoršie?
Existuje mnoho oblastí, v ktorých môže byť digitálny neporiadok problémom, ale na tú, na ktorú by som sa chcel zamerať konkrétne, je e-mail. Neporiadok v e-mailoch je horší ako iné formy digitálneho neporiadku z niekoľkých dôvodov:
1. Väčšina ľudí používa e-mail každý deň
2. E-mail je komunikačným centrom pre naše podnikanie, spoločenský život a vzťahy
3. Hoci na Twitteri a Facebooku môžeme komunikovať viac spoločensky, najviac akčných vecí dostávame prostredníctvom e-mailu, takže je oveľa pravdepodobnejšie, že sa správy hromadia.
V súlade s témou Be More With Menej by som rád ponúkol niekoľko techník, ako môžete znížiť neporiadok e-mailov, aby ste mohli žiť s menším digitálnym neporiadkom. Myslite na to ako na predchodcu hromadenia e-mailov.
Zrušte odber
Prejdite si doručenú poštu a vyhľadajte bulletiny, propagačné e-maily, upozornenia na nákupy atď. Otvorte každú správu a opýtajte sa sami seba, či vám tento e-mail skutočne slúži – môžete tieto informácie získať iným spôsobom?
Ak áno, zvážte odhlásenie. Odhláste sa z čo najväčšieho počtu zoznamov. Ďalším spôsobom, ako to znížiť, je vypnúť e-mailové upozornenia z Facebooku, Twitteru a LinkedIn. Prečo potrebujete dostať e-mail zakaždým, keď získate nového sledovateľa? Znížením týchto automatických správ môžete znížiť množstvo šumu vo svojich e-mailoch. Týmto spôsobom je skutočne dôležité, čo skutočne skončí vo vašej schránke.
Podrobnejšie sa tomuto procesu venujem v bezplatnej verzii Poslať e-mailom súpravu Ninja zdroj vrátane navrhovaných hľadaných výrazov a ako rýchlo zrušiť odber.
Posielajte menej e-mailov
Jedným zo spôsobov, ako znížiť množstvo prijímaných e-mailov, je znížiť množstvo odosielaných e-mailov. Pre mňa to znamená nikdy nebiť odpoveď-všetko. Odpovedať všetkým na e-mail je istou zárukou, že na oplátku dostanete exponenciálny počet e-mailov – e-mailov, ktoré budete musieť triediť, aby ste našli úlohy alebo dôležité informácie.
Pred odoslaním e-mailu sa pýtam, či by sa to nedalo lepšie obslúžiť rýchlym telefonátom alebo textovou správou. Svojím spôsobom odoslanie e-mailu len odloží konverzáciu, ktorú by ste mohli práve teraz viesť.
Ak nemáte inú možnosť, ako poslať e-mail, píšte ho stručne a výstižne. Pravdepodobne na oplátku dostanete niečo krátke a vecné. Ak píšete román, nečakajte stručnú odpoveď.
Organizovať
Jedna rada, ktorú dávam všetkým svojim klientom, je, že organizácia nezačína, keď je tam neporiadok. Keď začínate s novým projektom alebo korešpondenciou, ktorá bude generovať veľa e-mailov, okamžite pre tento projekt nastavte priečinok alebo štítok – nečakajte, kým vám bude lietať 5 alebo 10 správ, a vytvorte im domov.
Ak máte Gmail, môžete dokonca celý tento organizačný proces automatizovať, takže už nemusíte manuálne ukladať e-maily do príslušných priečinkov (viac o tom v súprave Email Ninja Kit).
Môžete sa rozhodnúť nechať sa nepochovať
Byť neustále zahrabaný v e-mailoch je voľba – nie trápenie. Uvedomením si, že vaše súčasné metódy a činy prispievajú k digitálnemu neporiadku vo vašom živote, a prijatím nových techník sa môžete posunúť k životu s menším digitálnym neporiadkom.
Ako digitálny neporiadok z e-mailov ovplyvňuje vašu produktivitu? Vaša firma? tvoj život? Dajte nám vedieť v komentároch.
Ethan Waldman pomáha ľuďom žiť a pracovať v súlade s technológiou Blog Cloud Coach . Práve teraz veľa ľudí využíva jeho voľno Poslať e-mailom súpravu Ninja aby sa oslobodili z e-mailového pekla.