Pomalý život

Umenie robiť menej: 8 spôsobov, ako si zjednodušiť zoznam úloh

Poznámka: Tento článok o umení robiť menej napísala autorka Tammy Strobel.

Nedávno som sa cítil ohromený mojimi neustále rastúcimi zoznamami úloh v práci. Keď sa začnem cítiť ohromený – a blíži sa nástup syndrómu vyhorenia – viem, že je čas zjednodušiť si zoznamy úloh a spomaliť. Možno sa môžete spojiť? Dnes sa podelím o sedem spôsobov, ako som zjednodušil svoje zoznamy úloh pre väčšiu efektivitu. Robiť menej prostriedkov zmena návykov , objímajúci pokojný čas a spomalenie . Ak máte úlohy, ktoré vás zdrvujú, dúfam, že vám tieto nápady pomôžu. Umenie robiť menej: 7 spôsobov, ako si zjednodušiť zoznam úloh

1. Udržujte svoj zoznam úloh krátky

S viac ako 15 položkami na mojom zozname úloh sa to stalo príliš dlhým, ohromujúcim a zdrojom stresu. Robiť menej sa zdalo nemožné. Aby som to vyriešil, prešiel som z papierových zoznamov na digitálne poznámky Aplikácia Poznámky . Keďže pracujem s dvoma klientmi, rozdelil som svoje zoznamy do dvoch samostatných dokumentov. Ešte dôležitejšie je, že som sa zaviazal vytvárať krátke denné zoznamy. Dokončiť 20 úloh denne pre každého z mojich klientov nie je možné, ale dokážem dokončiť 3-4 úlohy denne.

2. Vyskúšajte Eisenhowerovu maticu

Uprednostňovanie úloh podľa ich termínu mi pomáha sústrediť sa počas dňa a je to menej pravdepodobné prokrastinovať . Táto metóda je podobná nástroju s názvom The Eisenhower Matrix. Tím Asana vysvetlil, že tento nástroj je nástrojom na správu úloh, ktorý vám pomáha organizovať a uprednostňovať úlohy podľa naliehavosti a dôležitosti. Pomocou tohto nástroja rozdelíte svoje úlohy do štyroch polí na základe úloh, ktoré vykonáte ako prvé, úloh, ktoré si naplánujete na neskôr, úloh, ktoré delegujete, a úloh, ktoré odstránite.

3. Rozdeľte úlohy na malé kroky

Zvyčajne pre svojho klienta napíšem tri grantové návrhy mesačne. Užitočné je rozdelenie každého návrhu na menšie kroky, ako je napríklad dokončenie popisu organizácie v príbehu alebo vyplnenie časti výdavkov v rozpočte projektu. Tým, že sa každý deň sústredíte na drobné úlohy, je dokončenie návrhu grantu – alebo akéhokoľvek projektu – menej náročné. Keď budete kontrolovať svoje drobné kroky, uistite sa, že sú dostatočne malé. Urobte ich dostatočne malé, aby ste ich mohli dokončiť bez toho, aby ste sa vyčerpali.

4. Robiť menej je jednoduchšie s realistickými termínmi

Stanovenie si realistických termínov je jedným zo spôsobov, ako sa vyhnúť stresu a vyhoreniu. V opačnom prípade mám príliš veľa úloh na to, aby som ich dokončil vo veľmi krátkom časovom rámci. Tiež, ak má termín určitú flexibilitu, snažím sa ho prijať; najmä pri spolupráci s tímom.

5. Použite digitálny nástroj alebo aplikáciu

Milujem papierové plánovače a denníky. Papier však nie vždy prispieva k realizácii tímových projektov. Ako som už spomenul vyššie, začal som využívať digitálne zoznamy úloh a aplikácie ako Asana. Digitálne nástroje majú skvelé funkcie, ako sú pripomienky, upozornenia a synchronizujú sa medzi zariadeniami. Nástroje mi tiež pomáhajú udržiavať poriadok doma a keď cestujem.

6. Pravidelne kontrolujte a aktualizujte zoznamy úloh

Predtým, ako sa ráno pustím do práce, skontrolujem si zoznamy úloh. Táto rutina zahŕňa odstraňovanie a pridávanie úloh do mojich zoznamov a úpravu priorít podľa potreby. Pravidelné kontroly mojich zoznamov úloh mi pomáhajú sústrediť sa a je menej pravdepodobné, že zmeškám termín. Tiež je dôležité, aby som sa zamyslel nad tým, čo funguje dobre a čo nie. Stále sa učím nové veci, takže pravidelné úvahy mi umožňujú prispôsobiť môj prístup k osobným a pracovným projektom.

7. Precvičte si blokovanie času

Pomohlo mi blokovanie času počas dňa spomaliť a focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin podľa reviewing my to-do list, selecting a task, a dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert a engaged in my work, a it’s been a great way to simplify my work life.

8. Skúste týždenný zoznam úloh namiesto denného

Courtney Carver navrhuje vytvoriť týždenný zoznam úloh namiesto denného. Hovorí, že preceňujeme, čo môžeme urobiť za deň, a máme tendenciu lepšie tempo, keď premýšľame o svojich úlohách v priebehu týždňa. Navrhuje tiež, aby ste si užívali čas, keď sú vaše úlohy hotové, namiesto pridávania ďalších vecí do zoznamu každý týždeň. Je zdravé odpočívať a relaxovať.

Bonusový tip: Udržujte si zoznam hotových vecí

Niekedy končím svoj pracovný deň s pocitom, že som nič nestihol. Logicky viem, že to nie je pravda. Možno si nevyškrtnem všetko zo svojho zoznamu úloh, ale to nepopiera pokrok, ktorý som počas dňa urobil. Aby som si tento pocit ušetril, začal som si viesť zoznam hotových vecí. Hotový zoznam alebo obrátený zoznam úloh je zoznam vecí, ktoré dosiahnete. Možno zistíte, že je lepšie napísať zoznam hotových vecí na konci dňa, no ja preferujem začať na ňom pracovať hneď ráno a pokračovať v jeho pridávaní počas dňa. Môžete začať s prázdnym hárkom papiera alebo novou poznámkou v telefóne a urobiť záznam zakaždým, keď dokončíte úlohu alebo niečo dosiahnete – či už veľké alebo malé, hovorí spisovateľka Nandiní Mahárádžová .

Vedenie zoznamu hotových vecí mi zlepšuje náladu, pretože mi pomáha oslavovať moje úspechy, ako je zdvíhanie činiek, pranie bielizne, posúvanie pracovných projektov vpred a ďalšie.

Zdroje, ktoré vám pomôžu zapojiť sa do umenia robiť menej.

Ako Cal Newport povedal , Pomalé je proste lepšie. Myslím si, že aj ľudia sú na to pripravení. Skúste začleniť jeden alebo dva z tipov, ktoré som zdieľal vyššie, do svojej rutiny. Pomôže vám to spomaliť, robiť menej, oslavovať svoje úspechy a zjednodušiť zoznamy úloh.